Fotos de LinkedIn para toda la plantilla, cómo organizar la sesión en la oficina

Organizar las fotos de LinkedIn de toda la plantilla no es complicado, pero sí requiere planificación. Cuando hay que fotografiar a 20, 50 o 100 personas en su propia oficina, lo que marca la diferencia no es solo la foto, sino que nadie espere, que el día de trabajo siga su curso y que todas las imágenes tengan el mismo aspecto.

Esta guía está pensada para equipos de RR. HH., marketing o comunicación que tienen que coordinar la sesión. Va paso a paso: espacio, turnos, calendario, casos especiales y qué pedir al final.

Antes de la sesión

Decide para qué se van a usar las fotos

Parece obvio, pero condiciona todo lo demás. Si las fotos son para LinkedIn, la web, la firma de correo y la intranet, lo normal es un headshot sobre fondo neutro, encuadrado de pecho hacia arriba. Si además queréis retratos del comité de dirección para prensa o la memoria anual, conviene reservar un bloque aparte con más tiempo y, quizá, otro fondo o el propio entorno de la oficina.

Elige la sala

Necesitamos una sala o un espacio libre de unos 3 × 4 metros, con un enchufe cerca. Mejor si:

• Es una sala que se pueda reservar todo el día, para no tener que desmontar a mitad de la sesión.
• No es de paso: la gente se relaja mucho más si no tiene público.
• Tiene cerca una zona donde esperar un par de minutos y dejar el abrigo o el portátil.

La luz de la ventana no es imprescindible: llevamos iluminación propia para que la primera foto de la mañana y la última de la tarde sean iguales.

Fija la fecha con margen

Evita cierres de trimestre, lanzamientos o semanas con medio equipo de viaje. Y comunícalo con al menos dos semanas de antelación, para que cada persona lo tenga en cuenta al organizar su agenda y su ropa de ese día.

Cómo repartir los turnos

Cuánto tiempo por persona

Para un headshot de LinkedIn bastan 5-10 minutos por persona. Da tiempo a colocarse, hacer unas cuantas fotos, enseñar alguna en la pantalla y ajustar. Con ese ritmo, en una jornada se pueden hacer entre 40 y 60 retratos.

Ejemplos de calendario

• Unas 20 personas: media jornada. Turnos de 10 minutos, de 9:30 a 13:00, con una pausa corta a media mañana.
• Entre 40 y 60 personas: jornada completa, con turnos de 5-10 minutos y la pausa de la comida como colchón por si algún turno se retrasa.
• Unas 100 personas: dos jornadas, o bien una jornada con dos sets en paralelo y dos fotógrafos. En este último caso, ambos sets se montan con el mismo fondo, la misma luz y el mismo encuadre para que no se note quién hizo cada foto.

Cómo apuntar a la gente

Lo más cómodo es una hoja compartida o un calendario con franjas donde cada persona elige su hueco. Agrupar por departamentos ayuda a que los equipos no se queden vacíos todos a la vez. Y deja siempre dos o tres huecos libres cada hora para imprevistos, reuniones que se alargan o quien se presenta sin cita.

Un detalle práctico: pide a alguien del equipo que haga de enlace durante el día. Su trabajo es avisar al siguiente de la lista y resolver cambios de última hora, para que el fotógrafo pueda centrarse en cada persona.

Consistencia: que todas las fotos se vean iguales

Es la razón principal para hacerlo con una sesión conjunta en lugar de que cada uno se busque la vida. Para conseguirlo:

• Mismo fondo para todos: gris claro, blanco o un color corporativo suave.
• Misma luz y misma distancia, que se marcan al montar el set y no se tocan en todo el día.
• Mismo encuadre, pensado desde el principio para el recorte cuadrado y circular de LinkedIn.
• Mismo retoque: natural, cuidando luz, color y pequeños detalles, sin cambiar a nadie.

Si queréis dar un pequeño margen de estilo, se puede ofrecer a cada persona dos opciones de postura o expresión, pero siempre dentro del mismo set.

Teletrabajo, sedes y nuevas incorporaciones

Casi ninguna plantilla está completa en la oficina el mismo día. Algunas soluciones:

• Día de recuperación: una segunda sesión más corta, unas semanas después, para quien no pudo venir.
• Coincidir con un encuentro de empresa: si el equipo en remoto viene a Barcelona para una reunión anual o una convención, es el momento de montar el set.
• Nuevas incorporaciones: guardamos la configuración (fondo, luz, encuadre y retoque) para repetirla cada cierto tiempo y que las fotos nuevas encajen con las anteriores.

Si tenéis equipos en otras ciudades, pregúntanos: nos desplazamos con el mismo set para que todas las sedes tengan fotos iguales, por ejemplo en Madrid o en Málaga.

Qué comunicar a la plantilla

Un correo breve unos días antes evita la mitad de los problemas. Incluye:

1. Fecha, hora de su turno y sala.
2. Qué ropa llevar: la de una reunión importante con un cliente, en colores lisos.
3. Para qué se usarán las fotos (LinkedIn, web, intranet), para que nadie se sorprenda.
4. Cuándo y cómo recibirán su foto.

Si quieres ahorrarte trabajo, puedes reenviarles nuestra guía sobre qué ponerse y cómo prepararse para un retrato corporativo.

Qué recibís después

Tras la sesión, lo habitual es una galería de pruebas donde cada persona, o RR. HH. en su nombre, elige su foto. Las elegidas se entregan editadas y en varias versiones:

• Alta resolución, para prensa o impresión.
• Versión web, más ligera, para la página de equipo.
• Recorte cuadrado para LinkedIn. La foto de perfil se muestra en círculo, así que la cara debe quedar centrada y con algo de aire alrededor. LinkedIn recomienda al menos 400 × 400 píxeles; entregamos más para que se vea nítida en cualquier pantalla.

Pide que cada archivo lleve el nombre de la persona. Parece un detalle menor, pero con 80 fotos ahorra horas de trabajo a quien tiene que repartirlas.

Si te interesa el porqué de todo esto, lo explicamos en nuestra guía de retratos corporativos para empresas.

Para terminar

Una sesión de fotos para toda la plantilla bien organizada ocupa un día y da imagen a la empresa durante años. La clave está en tres cosas: un espacio reservado, turnos con margen y un set que no cambia en todo el día. Si quieres organizarla en vuestra oficina, mira nuestra página de retrato corporativo en Barcelona o pídenos presupuesto.