Fotos de LinkedIn per a tota la plantilla, com organitzar la sessió a l'oficina

Organitzar les fotos de LinkedIn de tota la plantilla no és complicat, però sí que requereix planificació. Quan s’ha de fotografiar 20, 50 o 100 persones a la seva pròpia oficina, el que marca la diferència no és només la foto, sinó que ningú no esperi, que el dia de feina continuï i que totes les imatges tinguin el mateix aspecte.

Aquesta guia està pensada per a equips de RH, màrqueting o comunicació que han de coordinar la sessió. Va pas a pas: espai, torns, calendari, casos especials i què demanar al final.

Abans de la sessió

Decideix per a què es faran servir les fotos

Sembla obvi, però condiciona tota la resta. Si les fotos són per a LinkedIn, el web, la signatura de correu i la intranet, el normal és un headshot sobre fons neutre, enquadrat del pit cap amunt. Si a més voleu retrats del comitè de direcció per a premsa o la memòria anual, convé reservar un bloc a part amb més temps i, potser, un altre fons o el mateix entorn de l’oficina.

Tria la sala

Necessitem una sala o un espai lliure d’uns 3 × 4 metres, amb un endoll a prop. Millor si:

• És una sala que es pugui reservar tot el dia, per no haver de desmuntar a mitja sessió.
• No és de pas: la gent es relaxa molt més si no té públic.
• Té a prop una zona on esperar un parell de minuts i deixar l’abric o el portàtil.

La llum de la finestra no és imprescindible: portem il·luminació pròpia perquè la primera foto del matí i l’última de la tarda siguin iguals.

Fixa la data amb marge

Evita tancaments de trimestre, llançaments o setmanes amb mig equip de viatge. I comunica-ho amb almenys dues setmanes d’antelació, perquè cadascú ho tingui en compte en organitzar la seva agenda i la roba d’aquell dia.

Com repartir els torns

Quant de temps per persona

Per a un headshot de LinkedIn n’hi ha prou amb 5-10 minuts per persona. Dona temps per col·locar-se, fer unes quantes fotos, ensenyar-ne alguna a la pantalla i ajustar. Amb aquest ritme, en una jornada es poden fer entre 40 i 60 retrats.

Exemples de calendari

• Unes 20 persones: mitja jornada. Torns de 10 minuts, de 9.30 a 13.00, amb una pausa curta a mig matí.
• Entre 40 i 60 persones: jornada completa, amb torns de 5-10 minuts i la pausa del dinar com a coixí per si algun torn s’endarrereix.
• Unes 100 persones: dues jornades, o bé una jornada amb dos sets en paral·lel i dos fotògrafs. En aquest últim cas, tots dos sets es munten amb el mateix fons, la mateixa llum i el mateix enquadrament perquè no es noti qui ha fet cada foto.

Com apuntar la gent

El més còmode és un full compartit o un calendari amb franges on cada persona tria el seu forat. Agrupar per departaments ajuda que els equips no es quedin buits tots alhora. I deixa sempre dos o tres forats lliures cada hora per a imprevistos, reunions que s’allarguen o qui es presenta sense cita.

Un detall pràctic: demana a algú de l’equip que faci d’enllaç durant el dia. La seva feina és avisar el següent de la llista i resoldre canvis d’última hora, perquè el fotògraf es pugui centrar en cada persona.

Coherència: que totes les fotos es vegin iguals

És la raó principal per fer-ho amb una sessió conjunta en lloc que cadascú s’espavili. Per aconseguir-ho:

• Mateix fons per a tothom: gris clar, blanc o un color corporatiu suau.
• Mateixa llum i mateixa distància, que es marquen en muntar el set i no es toquen en tot el dia.
• Mateix enquadrament, pensat des del principi per al retall quadrat i circular de LinkedIn.
• Mateix retoc: natural, cuidant la llum, el color i petits detalls, sense canviar ningú.

Si voleu donar un petit marge d’estil, es pot oferir a cada persona dues opcions de postura o expressió, però sempre dins del mateix set.

Teletreball, seus i noves incorporacions

Gairebé cap plantilla no és completa a l’oficina el mateix dia. Algunes solucions:

• Dia de recuperació: una segona sessió més curta, unes setmanes després, per a qui no va poder venir.
• Fer-ho coincidir amb una trobada d’empresa: si l’equip en remot ve a Barcelona per a una reunió anual o una convenció, és el moment de muntar el set.
• Noves incorporacions: guardem la configuració (fons, llum, enquadrament i retoc) per repetir-la de tant en tant i que les fotos noves encaixin amb les anteriors.

Si teniu equips en altres ciutats, pregunteu-nos-ho: ens desplacem amb el mateix set perquè totes les seus tinguin fotos iguals, per exemple a Madrid o a Màlaga.

Què comunicar a la plantilla

Un correu breu uns dies abans evita la meitat dels problemes. Inclou-hi:

1. Data, hora del seu torn i sala.
2. Quina roba portar: la d’una reunió important amb un client, en colors llisos.
3. Per a què es faran servir les fotos (LinkedIn, web, intranet), perquè ningú no se sorprengui.
4. Quan i com rebran la seva foto.

Si vols estalviar-te feina, els pots reenviar la nostra guia sobre què posar-se i com preparar-se per a un retrat corporatiu.

Què rebeu després

Després de la sessió, el més habitual és una galeria de proves on cada persona, o RH en nom seu, tria la seva foto. Les triades es lliuren editades i en diverses versions:

• Alta resolució, per a premsa o impressió.
• Versió web, més lleugera, per a la pàgina d’equip.
• Retall quadrat per a LinkedIn. La foto de perfil es mostra en cercle, així que la cara ha de quedar centrada i amb una mica d’aire al voltant. LinkedIn recomana com a mínim 400 × 400 píxels; en lliurem més perquè es vegi nítida en qualsevol pantalla.

Demana que cada arxiu porti el nom de la persona. Sembla un detall menor, però amb 80 fotos estalvia hores de feina a qui les ha de repartir.

Si t’interessa el perquè de tot això, ho expliquem a la nostra guia de retrats corporatius per a empreses.

Per acabar

Una sessió de fotos per a tota la plantilla ben organitzada ocupa un dia i dona imatge a l’empresa durant anys. La clau és en tres coses: un espai reservat, torns amb marge i un set que no canvia en tot el dia. Si vols organitzar-la a la vostra oficina, mira la nostra pàgina de retrat corporatiu a Barcelona o demana’ns pressupost.