Photocall, celebrities i influencers en esdeveniments de marca a Barcelona: com organitzar la cobertura

Un photocall amb celebrities o influencers es prepara com una peça a part dins de l’esdeveniment: té el seu propi espai, el seu propi horari i les seves pròpies regles. Les fotos que en surten són les que més es publiquen l’endemà als mitjans i a les xarxes, així que convé organitzar-lo bé des del muntatge fins al lliurament de la mateixa nit.

A Noomadik hem cobert photocalls i convidats en esdeveniments de marca com el de Vogue i Sunglass Hut, el sopar dels GQ Creativity Awards 2025 a l’hotel ME Barcelona o l’esdeveniment de Vanity Fair a Torre Melina. Aquesta guia recull el que convé tenir tancat abans del dia.

El muntatge del photocall

Fons i logotips

El fons (el backdrop) és el que fa que una foto es reconegui com del teu esdeveniment. Algunes coses a revisar:

• Mida suficient perquè hi càpiga un grup de tres o quatre persones sense que se’n vegi la vora.
• Logotips repetits a una escala que es llegeixi tant en un pla sencer com en un pla mitjà.
• Superfície mat, si és possible. Els acabats brillants retornen reflexos del flaix.
• Espai al davant: el fotògraf necessita distància per fer plans sencers sense deformar.

Llum

Un photocall gairebé sempre necessita llum pròpia, encara que l’espai estigui ben il·luminat. La llum ambient d’un esdeveniment sol ser càlida, irregular o canviant, i en un photocall es busca que totes les fotos es vegin iguals de principi a fi. Avisa l’espai que hi haurà flaixos o focus, per si hi ha cap restricció.

Ubicació

L’ideal és col·locar-lo en el recorregut natural d’arribada, abans que els convidats entrin a la zona principal. Si està amagat, la gent se’l salta; si és enmig del pas, es formen cues.

Arribades, temps i coordinació

L’ordre d’arribada

El photocall funciona amb un horari d’arribades, encara que sigui aproximat. L’agència de comunicació (PR) sol portar una llista amb els convidats confirmats i l’hora prevista. Demana-li que la comparteixi amb l’equip de foto i vídeo, amb nom, foto i qui és el contacte de cadascun.

Qui dirigeix el photocall

Algú de l’agència de comunicació o de la marca ha d’acompanyar cada convidat fins al fons i indicar-li quan ha de posar i quan pot continuar. El fotògraf es concentra en les fotos; no hauria de ser qui gestiona la fila.

Coordinació amb representants

Molts convidats coneguts arriben amb el seu representant o equip. Abans de l’esdeveniment, convé tenir clar amb cadascun:

1. Si el convidat posarà sol, amb producte o amb altres persones.
2. Si hi ha alguna marca o element amb què no pot aparèixer per contracte.
3. Qui rebrà les fotos per part seva i en quin format.
4. Si voldran revisar o aprovar les imatges abans que es publiquin.

Aprovacions i dret de revisió

És freqüent que l’equip de cada talent demani veure les fotos abans de difondre-les i descartar les que no el convencen. No és un caprici: la seva imatge és la seva feina. L’important és acordar el procés per endavant:

• Qui aprova: l’agència de comunicació, la marca, el representant o diversos alhora.
• En quin termini: si l’aprovació triga, les fotos arriben tard a la premsa.
• Què passa amb les descartades: s’acorda que no es publiquen.

Discreció durant l’esdeveniment

Un photocall és un moment pactat: el convidat sap que el fotografiaran. La resta de la nit, no. Per això, a l’interior de l’esdeveniment la cobertura ha de ser discreta:

• Res de fotos menjant, bevent o amb el gest a mitges.
• Sense perseguir ningú per la sala ni insistir si algú fa un gest que no.
• Respectar les zones privades o reservades que s’hagin indicat.

Si hi ha algun convidat que no vol ser fotografiat fora del photocall, l’equip ho ha de saber abans.

Photocall i esdeveniment: dues cobertures diferents

Mentre els convidats posen a l’entrada, a dins ja està passant alguna cosa: l’ambient, el producte, el DJ, els discursos, el còctel. Si només hi ha un fotògraf i ha d’estar fix al photocall, tot això es perd.

Per això, en esdeveniments de marca amb convidats coneguts, el més habitual és plantejar dues cobertures: una de fixa al photocall durant les arribades i una altra que es mou per l’esdeveniment. A Noomadik ho resolem amb diverses persones de l’equip, cadascuna amb el seu paper i el mateix brief. Si vols una base per a aquest brief, tens la nostra plantilla de brief per al fotògraf del teu esdeveniment.

Lliurament la mateixa nit

Les fotos d’un photocall tenen més valor com més aviat es publiquen. Perquè arribin a temps:

• Una persona edita in situ i prepara una selecció curta del photocall.
• La selecció s’envia a l’agència de comunicació, que la distribueix als mitjans.
• L’equip de cada talent rep les seves fotos, ja revisades, per publicar-les a les seves xarxes.
• Les fotos per a la premsa van amb peu de foto: qui hi surt i en quin esdeveniment.

Si vols veure com s’organitza aquest flux amb detall, ho expliquem a la guia de fotos de l’esdeveniment publicades el mateix dia.

Vídeo per a xarxes

A més de les fotos, moltes marques volen clips curts del photocall i de l’ambient per a stories i reels: arribades, una salutació a càmera, detalls del producte. Convé demanar-los en vertical i decidir abans si es lliuren la mateixa nit o l’endemà.

Ús de les imatges: qui pot fer servir què

Aquest és el punt que genera més dubtes després de l’esdeveniment. Cal distingir com a mínim tres usos:

• La marca, al seu web, a les xarxes i en la comunicació de l’esdeveniment.
• Els talents, als seus propis perfils.
• La premsa, en la cobertura informativa de l’esdeveniment.

Cadascun pot tenir condicions diferents, i un contracte amb un talent pot limitar, per exemple, l’ús publicitari de la seva imatge. Per això convé deixar per escrit, abans de l’esdeveniment, qui és el titular de les fotos, qui les pot fer servir, per a què i durant quant de temps, i com es gestiona el consentiment de les persones que hi apareixen.

Aquesta guia no és assessorament jurídic. Per a la part legal, revisa la nostra guia sobre drets d’imatge i RGPD en esdeveniments corporatius i valida les decisions concretes amb el teu equip legal.

Resum per preparar el photocall

1. Fons amb logotips llegibles, superfície mat i espai al davant.
2. Llum pròpia i permís de l’espai.
3. Llista d’arribades compartida per l’agència de comunicació.
4. Contacte de cada representant i procés d’aprovació acordat.
5. Una cobertura per al photocall i una altra per a l’interior.
6. Lliurament d’una selecció la mateixa nit a la premsa i als equips dels talents.
7. Usos d’imatge per escrit abans de l’esdeveniment.

Si prepares un esdeveniment de marca amb photocall a Barcelona, mira la nostra pàgina de fotografia d’esdeveniments de marca a Barcelona o explica’ns què tens entre mans.