Plantilla de brief per al fotògraf del teu esdeveniment

Un bon brief és la manera més senzilla de millorar les fotos del teu esdeveniment. No cal un document llarg: n’hi ha prou que el fotògraf sàpiga què passarà, qui és qui, què no es pot perdre i per a què es faran servir les imatges. Aquí tens una plantilla que pots copiar, omplir i enviar tal qual.

Per què val la pena

Quan el fotògraf arriba sense informació, treballa a cegues: fotografia tot igual i reacciona al que passa. Amb un brief clar, en canvi, es pot anticipar: col·locar-se abans que pugi el ponent principal, saber quan és el lliurament de premis, reconèixer el director general entre cent persones i dedicar més temps al que de debò publicaràs.

A més, un brief compartit evita malentesos sobre terminis, formats i usos, que són els punts que generen més dubtes després de l’esdeveniment.

La plantilla

Copia aquests apartats en un document o en un correu i omple el que s’apliqui al teu esdeveniment. Si alguna cosa encara no està tancada, escriu-la com a provisional.

1. Dades bàsiques

• Nom de l’esdeveniment:
• Empresa o organitzador:
• Data o dates:
• Espai i adreça:
• Sales o zones que es faran servir:
• Nombre aproximat d’assistents:
• Tipus d’esdeveniment (convenció, congrés, sopar, llançament, fira):
• Codi de vestimenta per a l’equip de foto:

2. Horari i escaleta

• Hora d’arribada del fotògraf:
• Hora d’inici i de final de la cobertura:
• Escaleta amb horaris (adjuntar):
• Moments en paral·lel (diverses sales alhora):
• Pauses, dinars i sopar:
• Hora de la posta de sol, si hi ha parts a l’exterior:

3. Persones clau

• Direcció i portaveus (nom, càrrec i foto):
• Ponents (nom, horari i sala):
• Convidats especials, clients o autoritats:
• Persones que no han de sortir a les fotos, si n’hi ha:

4. Moments imprescindibles

• Obertura o benvinguda:
• Ponències o anuncis principals:
• Lliuraments de premis o reconeixements:
• Foto de grup (hora, lloc i qui hi surt):
• Signatures, brindis o altres moments puntuals:
• Espai buit i muntat abans de l’arribada dels convidats (sí o no):
• Retrats ràpids de portaveus (sí o no, a qui):

5. Usos de les fotos

• Comunicació interna:
• LinkedIn i xarxes socials:
• Web i blog:
• Nota de premsa i mitjans:
• Memòria anual o informes:
• Publicitat o materials impresos:
• Formats especials (vertical per a stories, panoràmic per al web):

6. Lliuraments i terminis

• Selecció ràpida (sí o no, quantes fotos i per a quan):
• Galeria completa (termini):
• Format de lliurament (alta resolució, versió web):
• Organització de la galeria (per moments, per sales, per dies):
• Persona que rep les fotos:

7. Logística i acreditació

• Acreditació o passi (qui el gestiona i quan):
• Accés i aparcament o càrrega de material:
• Zona per deixar l’equip:
• Àpats i descansos de l’equip:
• Contacte per al dia (nom i telèfon):
• Contacte de l’equip tècnic o de l’agència d’esdeveniments:

8. Marca i restriccions

• Guia de marca o referències visuals (adjuntar):
• Estil de fotos que us agrada (enllaços o exemples):
• Productes, logotips o missatges que s’han de veure:
• Zones o moments que no es poden fotografiar:
• Normes de l’espai (flaix, accessos):
• Consentiment d’imatge dels assistents (com es gestiona):

Com omplir-la sense perdre temps

No cal completar tots els camps. Si només tens deu minuts, centra’t en quatre coses:

1. L’escaleta, encara que sigui provisional.
2. Les persones clau, amb foto i càrrec.
3. Els moments que no es poden perdre.
4. Per a què faràs servir les fotos i quan les necessites.

Amb això, el fotògraf ja pot preparar la cobertura. La resta es pot resoldre en una trucada curta uns dies abans.

Errors habituals

• Enviar l’escaleta sense horaris: sense hores, és impossible saber què passa alhora.
• Oblidar les sales en paral·lel: si hi ha diverses sessions simultànies, potser caldrà més d’un fotògraf.
• No reservar temps per a la foto de grup: organitzar-la sobre la marxa sol portar més temps del previst i de vegades no s’arriba a fer.
• Demanar lliurament immediat sense avisar: si necessites fotos el mateix dia, digues-ho abans, perquè canvia l’organització de la cobertura.
• No dir que cal evitar algú: si hi ha persones que no volen sortir a les fotos, el fotògraf ho ha de saber abans.

Si a més hi ha vídeo

Si l’esdeveniment inclou vídeo o creació de contingut, afegeix un apartat amb les peces que necessites (vídeo resum, entrevistes, clips per a xarxes), les persones que s’entrevistaran i els formats. A Noomadik coordinem els fotògrafs i videògrafs de l’equip perquè treballin amb el mateix brief i no es trepitgin en els moments clau.

Després de l’esdeveniment

Guarda el brief. Et servirà de base per a la propera edició i de referència per comparar resultats d’un any a l’altre. I si alguna cosa va faltar a la galeria, gairebé sempre té a veure amb alguna cosa que no era al brief.

Per completar la preparació, mira també què fotografiar a la convenció anual de la teva empresa i quant costa un fotògraf d’esdeveniments corporatius a Barcelona.

Si ja tens el brief a punt, mira la nostra pàgina de fotografia d’esdeveniments corporatius a Barcelona o envia’ns-el per aquí.