Photocall, celebrities e influencers en eventos de marca en Barcelona: cómo organizar la cobertura

Un photocall con celebrities o influencers se prepara como una pieza aparte dentro del evento: tiene su propio espacio, su propio horario y sus propias reglas. Las fotos que salen de ahí son las que más se publican al día siguiente en medios y redes, así que conviene organizarlo bien desde el montaje hasta la entrega de esa misma noche.

En Noomadik hemos cubierto photocalls e invitados en eventos de marca como el de Vogue y Sunglass Hut, la cena de los GQ Creativity Awards 2025 en el hotel ME Barcelona o el evento de Vanity Fair en Torre Melina. Esta guía recoge lo que conviene tener cerrado antes del día.

El montaje del photocall

Fondo y logotipos

El fondo (el backdrop) es lo que hace que una foto se reconozca como de tu evento. Algunas cosas a revisar:

• Tamaño suficiente para que quepa un grupo de tres o cuatro personas sin que se vea el borde.
• Logotipos repetidos a una escala que se lea tanto en un plano entero como en un plano medio.
• Superficie mate, si es posible. Los acabados brillantes devuelven reflejos del flash.
• Espacio delante: el fotógrafo necesita distancia para hacer planos enteros sin deformar.

Luz

Un photocall casi siempre necesita luz propia, aunque el espacio esté bien iluminado. La luz ambiente de un evento suele ser cálida, irregular o cambiante, y en un photocall se busca que todas las fotos se vean iguales de principio a fin. Avisa al espacio de que habrá flashes o focos, por si hay alguna restricción.

Ubicación

Lo ideal es colocarlo en el recorrido natural de llegada, antes de que los invitados entren en la zona principal. Si está escondido, la gente se lo salta; si está en medio del paso, se forman colas.

Llegadas, tiempos y coordinación

El orden de llegada

El photocall funciona con un horario de llegadas, aunque sea aproximado. La agencia de comunicación (PR) suele llevar una lista con los invitados confirmados y la hora prevista. Pídele que la comparta con el equipo de foto y vídeo, con nombre, foto y quién es el contacto de cada uno.

Quién dirige el photocall

Alguien de la agencia de comunicación o de la marca tiene que acompañar a cada invitado al fondo, indicarle cuándo posar y cuándo seguir. El fotógrafo se concentra en las fotos; no debería ser quien gestione la fila.

Coordinación con representantes

Muchos invitados conocidos llegan con su representante o equipo. Antes del evento, conviene tener claro con cada uno:

1. Si el invitado posará solo, con producto o con otras personas.
2. Si hay alguna marca o elemento con el que no puede aparecer por contrato.
3. Quién recibirá las fotos por su parte y en qué formato.
4. Si van a querer revisar o aprobar las imágenes antes de que se publiquen.

Aprobaciones y derecho de revisión

Es frecuente que el equipo de cada talent pida ver las fotos antes de su difusión y descartar las que no le convencen. No es un capricho: su imagen es su trabajo. Lo importante es acordar el proceso de antemano:

• Quién aprueba: la agencia de comunicación, la marca, el representante o varios a la vez.
• En qué plazo: si la aprobación tarda, las fotos llegan tarde a prensa.
• Qué pasa con las descartadas: se acuerda que no se publican.

Discreción durante el evento

Un photocall es un momento pactado: el invitado sabe que le van a fotografiar. El resto de la noche, no. Por eso en el interior del evento la cobertura tiene que ser discreta:

• Nada de fotos comiendo, bebiendo o con el gesto a medias.
• Sin perseguir a nadie por la sala ni insistir si alguien hace un gesto de que no.
• Respetar las zonas privadas o reservadas que se hayan indicado.

Si hay algún invitado que no quiere ser fotografiado fuera del photocall, el equipo tiene que saberlo antes.

Photocall y evento: dos coberturas distintas

Mientras los invitados posan en la entrada, dentro ya está pasando algo: el ambiente, el producto, el DJ, los discursos, el cóctel. Si solo hay un fotógrafo y tiene que estar fijo en el photocall, todo eso se pierde.

Por eso, en eventos de marca con invitados conocidos, lo habitual es plantear dos coberturas: una fija en el photocall durante las llegadas y otra que se mueve por el evento. En Noomadik lo resolvemos con varias personas del equipo, cada una con su papel y el mismo brief. Si quieres una base para ese brief, tienes nuestra plantilla de brief para el fotógrafo de tu evento.

Entrega la misma noche

Las fotos de un photocall tienen más valor cuanto antes se publican. Para que lleguen a tiempo:

• Una persona edita in situ y prepara una selección corta del photocall.
• La selección se envía a la agencia de comunicación, que la distribuye a medios.
• El equipo de cada talent recibe sus fotos, ya revisadas, para publicarlas en sus redes.
• Las fotos para prensa van con pie de foto: quién aparece y en qué evento.

Si quieres ver cómo se organiza este flujo con detalle, lo explicamos en la guía de fotos del evento publicadas el mismo día.

Vídeo para redes

Además de las fotos, muchas marcas quieren clips cortos del photocall y del ambiente para stories y reels: llegadas, un saludo a cámara, detalles del producto. Conviene pedirlos en vertical y decidir antes si se entregan esa misma noche o al día siguiente.

Uso de las imágenes: quién puede usar qué

Este es el punto que más dudas genera después del evento. Hay que distinguir al menos tres usos:

• La marca, en su web, redes y comunicación del evento.
• Los talents, en sus propios perfiles.
• La prensa, en la cobertura informativa del evento.

Cada uno puede tener condiciones distintas, y un contrato con un talent puede limitar, por ejemplo, el uso publicitario de su imagen. Por eso conviene dejar por escrito, antes del evento, quién es titular de las fotos, quién puede usarlas, para qué y durante cuánto tiempo, y cómo se gestiona el consentimiento de las personas que aparecen.

Esta guía no es asesoramiento jurídico. Para el lado legal, revisa nuestra guía sobre derechos de imagen y RGPD en eventos corporativos y valida las decisiones concretas con tu equipo legal.

Resumen para preparar el photocall

1. Fondo con logotipos legibles, superficie mate y espacio delante.
2. Luz propia y permiso del espacio.
3. Lista de llegadas compartida por la agencia de comunicación.
4. Contacto de cada representante y proceso de aprobación acordado.
5. Una cobertura para el photocall y otra para el interior.
6. Entrega de una selección esa misma noche a prensa y a los equipos de los talents.
7. Usos de imagen por escrito antes del evento.

Si estás preparando un evento de marca con photocall en Barcelona, mira nuestra página de fotografía de eventos de marca en Barcelona o cuéntanos qué tienes entre manos.