Drets d'imatge i RGPD en esdeveniments corporatius: el que la teva empresa ha de saber
Com informar els assistents, gestionar qui no vol sortir a les fotos i acordar l'ús de les imatges amb l'agència. Guia pràctica, no jurídica.
Per Juanjo Vega Santa-Cruz · Noomadik
Quan contractes fotografia o vídeo per a un esdeveniment, les imatges de les persones que hi assisteixen són dades personals, i la teva empresa les ha de gestionar amb cura. No cal convertir cada esdeveniment en un problema legal, però sí preparar-lo bé: informar els assistents, facilitar que qui no vulgui sortir no hi surti i deixar clar amb l’agència quin ús es farà de les fotos.
Avís important: aquesta guia és orientativa i pràctica. No és assessorament jurídic. Cada empresa i cada esdeveniment són diferents, així que les decisions concretes les haurien de validar el teu delegat de protecció de dades (DPO) o el teu equip legal.
El marc general, en dues línies
A Espanya s’hi creuen dues normes. D’una banda, el Reglament General de Protecció de Dades (RGPD), que considera dada personal la imatge d’una persona identificable. De l’altra, la Llei Orgànica 1/1982, que protegeix el dret a la pròpia imatge.
A la pràctica, això es tradueix en tres idees: informar, respectar qui no vol aparèixer i fer servir les imatges només per al que s’ha comunicat. Quina base legal s’aplica en cada cas (consentiment, interès legítim o una altra) és una decisió que correspon al vostre DPO.
1. Informar a la inscripció
El millor moment per avisar és abans de l’esdeveniment, al formulari de registre. S’hi pot explicar, amb un text breu i clar:
- Que hi haurà fotografia i vídeo durant l’esdeveniment.
- Per a què es faran servir les imatges: comunicació interna, web, xarxes socials, premsa, memòria anual.
- Qui és responsable del tractament i com contactar-hi.
- Com pot algú indicar que prefereix no aparèixer i com exercir els seus drets.
Si l’esdeveniment l’organitza una agència d’esdeveniments o un tercer, convé que el text el revisi també el vostre equip legal, perquè estigui alineat amb la vostra política de privacitat.
2. Senyalització a l’esdeveniment
Encara que s’hagi informat a la inscripció, és una bona pràctica recordar-ho el mateix dia:
- Cartells a l’entrada i als accessos de les sales, indicant que es fan fotos i vídeo i on consultar més informació.
- Un avís breu a l’inici de la plenària, si el format ho permet.
- Un punt de contacte (acreditacions o la persona de l’organització) on adreçar-se si algú té dubtes.
3. Qui no vol sortir: lanyards i acreditacions de color
És la solució més pràctica i la que funciona millor per a l’equip de foto i vídeo. Consisteix a identificar de manera discreta qui ha demanat no aparèixer:
- Lanyard d’un altre color o un punt de color a l’acreditació.
- Un adhesiu a la credencial per a qui ho decideixi en arribar.
Perquè funcioni:
- Explica el codi de colors a l’equip de foto i vídeo abans de començar.
- Ofereix l’opció també al taulell d’acreditacions, no només al registre en línia.
- Assumeix que alguna foto d’ambient pot incloure aquesta persona al fons. En la selecció i l’edició, aquestes imatges es descarten o es reenquadren.
Per part nostra, quan el client ens indica un codi així, el tenim en compte durant la cobertura i també en seleccionar la galeria.
4. Casos que requereixen més cura
Menors
Si a l’esdeveniment hi ha menors (una jornada familiar, unes portes obertes, una activitat amb fills d’empleats), les precaucions han de ser més grans. El més habitual és comptar amb l’autorització de mares, pares o tutors i ser especialment restrictius amb la publicació. Consulta amb el teu DPO com gestionar-ho abans de l’esdeveniment.
Empleats
Que una persona treballi a l’empresa no vol dir que qualsevol ús de la seva imatge estigui cobert. En una convenció interna és habitual fotografiar la plantilla, però convé informar-la igual que la resta d’assistents i oferir-li la mateixa opció de no aparèixer. Si les fotos s’han de fer servir en campanyes externes, com employer branding o publicitat, el més prudent és tractar-ho a part amb cada persona.
Ponents
Els ponents solen ser les persones més fotografiades. El més senzill és incloure a l’acord o la confirmació de participació que la seva intervenció serà fotografiada i enregistrada, i per a què es faran servir les imatges i els vídeos.
Convidats VIP, premsa i clients
Alguns convidats poden tenir restriccions pròpies (pel seu càrrec o per polítiques de la seva empresa). Si ho saps per endavant, comparteix-ho amb l’equip a la reunió prèvia.
5. La llicència d’ús entre agència i client
A més de la relació amb els assistents, n’hi ha una altra que convé deixar per escrit: què pot fer la teva empresa amb les fotos i els vídeos que lliura l’agència. Un bon acord hauria d’aclarir:
| Aspecte | Què convé concretar |
|---|---|
| Usos inclosos | Comunicació interna, web, xarxes, premsa, memòria |
| Usos addicionals | Publicitat de pagament, campanyes, suports de gran format |
| Tercers | Si podeu cedir fotos a patrocinadors, ponents o socis |
| Durada i territori | Si l’ús és indefinit o limitat |
| Crèdit | Si cal esmentar l’agència o l’autor |
| Dades personals | Quin paper té cada part en el tractament de les imatges |
En la majoria d’esdeveniments corporatius, els usos de comunicació habituals hi són inclosos. Si les fotos han d’anar a publicitat de pagament o les compartireu amb patrocinadors, digues-ho en demanar pressupost per incloure-ho a la llicència des del principi.
Checklist ràpida abans de l’esdeveniment
- Text informatiu al formulari d’inscripció, revisat pel DPO o per l’equip legal.
- Cartells a l’entrada i a les sales.
- Sistema per a qui no vol aparèixer (lanyard, punt de color, adhesiu).
- Codi de colors explicat a l’equip de foto i vídeo.
- Menors: autoritzacions gestionades, si escau.
- Ponents: ús d’imatge inclòs a la seva confirmació.
- Llicència d’ús acordada amb l’agència, inclosos tercers i publicitat.
En resum
Informar bé, facilitar l’opció de no aparèixer i acordar els usos per escrit resol la gran majoria de situacions. El que no hauria de passar és que l’equip de foto arribi el dia de l’esdeveniment sense saber que hi havia assistents que no volien sortir-hi.
Si estàs preparant l’esdeveniment, també et pot ajudar la nostra checklist de què fotografiar a la convenció anual de la teva empresa. I si vols que en parlem a la proposta, mira la nostra pàgina de fotografia d’esdeveniments corporatius a Barcelona o escriu-nos.
