Cobertura de foto i vídeo per a congressos a Barcelona: què incloure, equip i terminis

Un congrés no és un esdeveniment, en són molts alhora. Plenàries, sales en paral·lel, pòsters, zona d’exposició, patrocinadors, networking i, sovint, un sopar. Perquè la cobertura de foto i vídeo funcioni, cal dimensionar-la bé des del principi: què es cobreix, amb quantes persones i amb quins terminis de lliurament.

Aquesta guia està pensada per a organitzadors de congressos científics, mèdics, institucionals o sectorials. Si el teu cas és el d’una marca expositora en una gran fira tecnològica, tens més detall a la nostra guia per al MWC Barcelona.

Què incloure a la cobertura

Plenàries i sessions principals

És el que més es publica: ponents a l’escenari, taules rodones, autoritats a la inauguració i la sala plena. Demana diversos plans de cada ponent (general, mitjà i proper) i fotos del públic escoltant i preguntant.

Sales en paral·lel

Molts congressos tenen sessions simultànies. No sempre cal cobrir-les totes senceres: el més habitual és decidir quines sessions són prioritàries i, a la resta, fer una ronda per tenir almenys una foto de cada sala amb ponent i públic. Al fòrum S3 de la Comissió Europea vam cobrir plenàries, taules rodones i sessions paral·leles en diverses sales del mateix edifici.

Pòsters i comunicacions

En congressos científics i mèdics, la zona de pòsters és important per als autors i per a la mateixa organització. Fotografia els pòsters amb els autors explicant-los, no només el plafó buit.

Zona d’exposició i patrocinadors

Els patrocinadors acostumen a demanar fotos del seu estand, del seu logotip a l’escenari o de la seva sessió patrocinada. Fes-te una llista de compromisos amb cada patrocinador abans del congrés i comparteix-la amb l’equip de foto. Si vols saber més sobre com fotografiar un estand, tens la nostra guia de fotografia d’estands en fires.

Networking, pauses i sopar

Les pauses de cafè, el dinar i el sopar del congrés donen les fotos més naturals i les que més es comparteixen a les xarxes. Si hi ha un esdeveniment social fora de la seu, inclou-lo al pla. També els esdeveniments de clients que s’organitzen en paral·lel, com el d’HPE i Intel durant HPE Discover Barcelona al Museu Marítim.

Retrats de ponents

Un racó amb fons neutre i uns minuts entre sessions n’hi ha prou per fer retrats ràpids de ponents i del comitè organitzador. Són molt útils per al web del congrés, les notes de premsa i la propera edició.

Foto de grup

Del comitè, dels ponents o de tots els assistents. Reserva-hi un forat a l’agenda i tria el lloc abans. A Battery Innovation Days, per exemple, la foto de grup formava part de la cobertura juntament amb ponències, panels i networking.

Espai i senyalística

La seu muntada, l’acreditació, la senyalística i l’espai de benvinguda. Fotos senzilles que serveixen per a la memòria del congrés i per vendre la següent edició.

Quantes persones a l’equip

No hi ha una xifra fixa. El que decideix la mida de l’equip és quantes coses passen alhora i quina part vols documentar amb detall. Algunes pautes:

• Una sala principal i espais comuns: un fotògraf sol ser suficient.
• Sessions en paral·lel prioritàries: un professional més per a cada front que vulguis cobrir amb continuïtat.
• Zona d’exposició amb molts patrocinadors: convé que algú s’hi dediqui en les hores de més activitat.
• Retrats de ponents: si n’hi ha molts, millor un punt fix de retrat amb el seu propi fotògraf.
• Vídeo: sempre amb els seus propis professionals. Foto i vídeo es fan alhora i cadascun necessita el seu lloc i el seu ritme.

A Noomadik tenim un equip de fotògrafs, videògrafs i creadors de contingut, i l’organitzem segons el programa de cada congrés. Coordinem el grup des de l’agència, així tens un únic interlocutor durant tot el congrés.

Vídeo per a congressos

El vídeo amplia molt el que pots fer amb la cobertura. Les peces més habituals són:

• Vídeo resum del congrés, per al web i la promoció de la propera edició.
• Entrevistes curtes a ponents, organitzadors o patrocinadors.
• Clips per a xarxes, verticals i curts, publicats durant el congrés.
• Gravació de sessions, si no la cobreix ja l’equip audiovisual de la seu.

Decideix abans quines peces necessites i per a quan, perquè canvien la mida de l’equip i el pla de cada dia.

Terminis de lliurament

Durant el congrés

En congressos de diversos dies, el més útil és rebre una selecció editada al final de cada jornada. Així l’equip de comunicació pot publicar cada dia, enviar fotos als mitjans i respondre als patrocinadors sense esperar al tancament. Si necessites fotos durant el mateix dia, per exemple de la inauguració, digues-ho abans per organitzar un lliurament a mitja jornada.

Després del congrés

La galeria completa, editada i ordenada per dies, sales i moments, arriba uns dies després del tancament. El vídeo resum necessita una mica més de temps de muntatge; acorda’n el termini en tancar la proposta.

Com organitzar la galeria

Demana la galeria ordenada de manera que et sigui fàcil trobar les fotos: per dia i, dins de cada dia, per sala o per moment. Si tens patrocinadors, una carpeta per patrocinador estalvia molta feina després.

Com preparar el congrés amb l’equip de foto i vídeo

1. Programa complet amb horaris i sales.
2. Llista de ponents i autoritats, amb foto si és possible.
3. Compromisos amb patrocinadors que afectin les fotos.
4. Moments clau: inauguració, keynotes, lliuraments de premis, foto de grup, sopar.
5. Plànol de la seu i acreditacions per a tot l’equip.
6. Terminis de lliurament i qui rep les fotos cada dia.

Si necessites una base per a tot això, fes servir la nostra plantilla de brief per al fotògraf del teu esdeveniment.

Si estàs preparant un congrés a Barcelona, mira la nostra pàgina de fotografia de congressos i conferències a Barcelona o explica’ns el programa.