Cobertura de foto y vídeo para congresos en Barcelona: qué incluir, equipo y plazos
Cómo dimensionar la cobertura de foto y vídeo de un congreso: salas en paralelo, pósters, zona de exposición, patrocinadores, retratos y entregas diarias.
Por Juanjo Vega Santa-Cruz · Noomadik
Un congreso no es un evento, son muchos a la vez. Plenarias, salas en paralelo, pósters, zona de exposición, patrocinadores, networking y, a menudo, una cena. Para que la cobertura de foto y vídeo funcione, hay que dimensionarla bien desde el principio: qué se cubre, con cuántas personas y con qué plazos de entrega.
Esta guía está pensada para organizadores de congresos científicos, médicos, institucionales o sectoriales. Si tu caso es el de una marca expositora en una gran feria tecnológica, tienes más detalle en nuestra guía para el MWC Barcelona.
Qué incluir en la cobertura
Plenarias y sesiones principales
Es lo que más se publica: ponentes en el escenario, mesas redondas, autoridades en la inauguración y la sala llena. Pide varios planos de cada ponente (general, medio y cercano) y fotos del público escuchando y preguntando.
Salas en paralelo
Muchos congresos tienen sesiones simultáneas. No siempre hace falta cubrirlas todas por completo: lo habitual es decidir qué sesiones son prioritarias y, en el resto, hacer una ronda para tener al menos una foto de cada sala con ponente y público. En el foro S3 de la Comisión Europea cubrimos plenarias, mesas redondas y sesiones paralelas en varias salas del mismo edificio.
Pósters y comunicaciones
En congresos científicos y médicos, la zona de pósters es importante para los autores y para la propia organización. Fotografía los pósters con sus autores explicándolos, no solo el panel vacío.
Zona de exposición y patrocinadores
Los patrocinadores suelen pedir fotos de su stand, de su logotipo en el escenario o de su sesión patrocinada. Hazte una lista de compromisos con cada patrocinador antes del congreso y compártela con el equipo de foto. Si quieres saber más sobre cómo fotografiar un stand, tienes nuestra guía de fotografía de stands en ferias.
Networking, pausas y cena
Las pausas de café, la comida y la cena del congreso dan las fotos más naturales y las que más se comparten en redes. Si hay un evento social fuera de la sede, inclúyelo en el plan. También los eventos de clientes que se organizan en paralelo, como el de HPE e Intel durante HPE Discover Barcelona en el Museu Marítim.
Retratos de ponentes
Un rincón con fondo neutro y unos minutos entre sesiones bastan para hacer retratos rápidos de ponentes y comité organizador. Son muy útiles para la web del congreso, las notas de prensa y la próxima edición.
Foto de grupo
Del comité, de los ponentes o de todos los asistentes. Resérvale un hueco en la agenda y elige el lugar antes. En Battery Innovation Days, por ejemplo, la foto de grupo formaba parte de la cobertura junto a ponencias, paneles y networking.
Espacio y señalética
La sede montada, la acreditación, la señalética y el espacio de bienvenida. Fotos sencillas que sirven para la memoria del congreso y para vender la siguiente edición.
Cuántas personas en el equipo
No hay una cifra fija. Lo que decide el tamaño del equipo es cuántas cosas pasan a la vez y qué parte de ellas quieres documentar con detalle. Algunas pautas:
- Una sala principal y espacios comunes: un fotógrafo suele bastar.
- Sesiones en paralelo prioritarias: un profesional más por cada frente que quieras cubrir con continuidad.
- Zona de exposición con muchos patrocinadores: conviene que alguien se dedique a ella en las horas de más actividad.
- Retratos de ponentes: si son muchos, mejor un punto fijo de retrato con su propio fotógrafo.
- Vídeo: siempre con sus propios profesionales. Foto y vídeo se hacen a la vez y cada uno necesita su sitio y su ritmo.
En Noomadik tenemos un equipo de fotógrafos, videógrafos y creadores de contenido, y lo organizamos según el programa de cada congreso. Coordinamos al grupo desde la agencia, así tienes un único interlocutor durante todo el congreso.
Vídeo para congresos
El vídeo amplía mucho lo que puedes hacer con la cobertura. Las piezas más habituales son:
- Vídeo resumen del congreso, para la web y la promoción de la próxima edición.
- Entrevistas cortas a ponentes, organizadores o patrocinadores.
- Clips para redes, verticales y cortos, publicados durante el congreso.
- Grabación de sesiones, si no la cubre ya el equipo audiovisual de la sede.
Decide antes qué piezas necesitas y para cuándo, porque cambian el tamaño del equipo y el plan de cada día.
Plazos de entrega
Durante el congreso
En congresos de varios días, lo más útil es recibir una selección editada al final de cada jornada. Así el equipo de comunicación puede publicar cada día, enviar fotos a medios y responder a los patrocinadores sin esperar al cierre. Si necesitas fotos durante el mismo día, por ejemplo de la inauguración, dilo antes para organizar una entrega a media jornada.
Después del congreso
La galería completa, editada y ordenada por días, salas y momentos, llega unos días después del cierre. El vídeo resumen necesita algo más de tiempo de montaje; acuerda el plazo al cerrar la propuesta.
Cómo organizar la galería
Pide la galería ordenada de forma que te sea fácil encontrar las fotos: por día y, dentro de cada día, por sala o por momento. Si tienes patrocinadores, una carpeta por patrocinador ahorra mucho trabajo después.
Cómo preparar el congreso con el equipo de foto y vídeo
- Programa completo con horarios y salas.
- Lista de ponentes y autoridades, con foto si es posible.
- Compromisos con patrocinadores que afecten a las fotos.
- Momentos clave: inauguración, keynotes, entregas de premios, foto de grupo, cena.
- Plano de la sede y acreditaciones para todo el equipo.
- Plazos de entrega y quién recibe las fotos cada día.
Si necesitas una base para todo esto, usa nuestra plantilla de brief para el fotógrafo de tu evento.
Si estás preparando un congreso en Barcelona, mira nuestra página de fotografía de congresos y conferencias en Barcelona o cuéntanos el programa.
