Derechos de imagen y RGPD en eventos corporativos: lo que tu empresa debe saber
Cómo informar a los asistentes, gestionar a quien no quiere salir en las fotos y acordar el uso de las imágenes con la agencia. Guía práctica, no legal.
Por Juanjo Vega Santa-Cruz · Noomadik
Cuando contratas fotografía o vídeo para un evento, las imágenes de las personas que asisten son datos personales, y tu empresa tiene que gestionarlas con cuidado. No hace falta convertir cada evento en un problema legal, pero sí prepararlo bien: informar a los asistentes, facilitar que quien no quiera salir no salga y dejar claro con la agencia qué uso se va a dar a las fotos.
Aviso importante: esta guía es orientativa y práctica. No es asesoramiento jurídico. Cada empresa y cada evento son distintos, así que las decisiones concretas deberían validarlas tu delegado de protección de datos (DPO) o tu equipo legal.
El marco general, en dos líneas
En España se cruzan dos normas. Por un lado, el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), que considera dato personal la imagen de una persona identificable. Por otro, la Ley Orgánica 1/1982, que protege el derecho a la propia imagen.
En la práctica, esto se traduce en tres ideas: informar, respetar a quien no quiere aparecer y usar las imágenes solo para lo que se ha comunicado. Qué base legal aplica en cada caso (consentimiento, interés legítimo u otra) es una decisión que corresponde a vuestro DPO.
1. Informar en la inscripción
El mejor momento para avisar es antes del evento, en el formulario de registro. Ahí se puede explicar, con un texto breve y claro:
- Que habrá fotografía y vídeo durante el evento.
- Para qué se usarán las imágenes: comunicación interna, web, redes sociales, prensa, memoria anual.
- Quién es responsable del tratamiento y cómo contactar.
- Cómo puede alguien indicar que prefiere no aparecer y cómo ejercer sus derechos.
Si el evento lo organiza una agencia de eventos o un tercero, conviene que el texto lo revise también vuestro equipo legal, para que esté alineado con vuestra política de privacidad.
2. Señalización en el evento
Aunque se haya informado en la inscripción, es buena práctica recordarlo el mismo día:
- Carteles en la entrada y en los accesos a las salas, indicando que se toman fotos y vídeo y dónde consultar más información.
- Un aviso breve al inicio de la plenaria, si el formato lo permite.
- Un punto de contacto (acreditaciones o la persona de la organización) al que dirigirse si alguien tiene dudas.
3. Quien no quiere salir: lanyards y acreditaciones de color
Es la solución más práctica y la que mejor funciona para el equipo de foto y vídeo. Consiste en identificar de forma discreta a quien ha pedido no aparecer:
- Lanyard de otro color o un punto de color en la acreditación.
- Una pegatina en la credencial para quien lo decida al llegar.
Para que funcione:
- Explica el código de colores al equipo de foto y vídeo antes de empezar.
- Ofrece la opción también en el mostrador de acreditaciones, no solo en el registro online.
- Asume que alguna foto de ambiente puede incluir a esa persona de fondo. En la selección y edición, esas imágenes se descartan o se reencuadran.
Desde nuestro lado, cuando el cliente nos indica un código así, lo tenemos en cuenta durante la cobertura y también al seleccionar la galería.
4. Casos que requieren más cuidado
Menores
Si en el evento hay menores (una jornada familiar, un día de puertas abiertas, una actividad con hijos de empleados), las precauciones deben ser mayores. Lo habitual es contar con la autorización de madres, padres o tutores y ser especialmente restrictivos con la publicación. Consulta con tu DPO cómo gestionarlo antes del evento.
Empleados
Que una persona trabaje en la empresa no significa que cualquier uso de su imagen esté cubierto. En una convención interna es habitual fotografiar a la plantilla, pero conviene informar igual que al resto de asistentes y ofrecer la misma opción de no aparecer. Si las fotos van a usarse en campañas externas, como employer branding o publicidad, lo prudente es tratarlo aparte con cada persona.
Ponentes
Los ponentes suelen ser las personas más fotografiadas. Lo más sencillo es incluir en el acuerdo o la confirmación de participación que su intervención será fotografiada y grabada, y para qué se usarán las imágenes y los vídeos.
Invitados VIP, prensa y clientes
Algunos invitados pueden tener restricciones propias (por su cargo o por políticas de su empresa). Si lo sabes de antemano, compártelo con el equipo en la reunión previa.
5. La licencia de uso entre agencia y cliente
Además de la relación con los asistentes, hay otra que conviene dejar por escrito: qué puede hacer tu empresa con las fotos y vídeos que entrega la agencia. Un buen acuerdo debería aclarar:
| Aspecto | Qué conviene concretar |
|---|---|
| Usos incluidos | Comunicación interna, web, redes, prensa, memoria |
| Usos adicionales | Publicidad pagada, campañas, soportes de gran formato |
| Terceros | Si podéis ceder fotos a patrocinadores, ponentes o socios |
| Duración y territorio | Si el uso es indefinido o limitado |
| Crédito | Si hay que mencionar a la agencia o al autor |
| Datos personales | Qué papel tiene cada parte en el tratamiento de las imágenes |
En la mayoría de eventos corporativos, los usos de comunicación habituales están incluidos. Si las fotos van a ir a publicidad pagada o las vais a compartir con patrocinadores, dilo al pedir presupuesto para incluirlo en la licencia desde el principio.
Checklist rápida antes del evento
- Texto informativo en el formulario de inscripción, revisado por el DPO o legal.
- Carteles en la entrada y en las salas.
- Sistema para quien no quiere aparecer (lanyard, punto de color, pegatina).
- Código de colores explicado al equipo de foto y vídeo.
- Menores: autorizaciones gestionadas, si aplica.
- Ponentes: uso de imagen incluido en su confirmación.
- Licencia de uso acordada con la agencia, incluidos terceros y publicidad.
En resumen
Informar bien, facilitar la opción de no aparecer y acordar los usos por escrito resuelve la gran mayoría de situaciones. Lo que no debería pasar es que el equipo de foto llegue el día del evento sin saber que había asistentes que no querían salir.
Si estás preparando el evento, puede ayudarte también nuestra checklist de qué fotografiar en la convención anual de tu empresa. Y si quieres que lo hablemos en la propuesta, mira nuestra página de fotografía de eventos corporativos en Barcelona o escríbenos.
