Plantilla de brief para el fotógrafo de tu evento

Un buen brief es la forma más sencilla de mejorar las fotos de tu evento. No hace falta un documento largo: basta con que el fotógrafo sepa qué va a pasar, quién es quién, qué no se puede perder y para qué se usarán las imágenes. Aquí tienes una plantilla que puedes copiar, rellenar y enviar tal cual.

Por qué merece la pena

Cuando el fotógrafo llega sin información, trabaja a ciegas: fotografía todo por igual y reacciona a lo que pasa. Con un brief claro, en cambio, puede anticiparse: colocarse antes de que suba el ponente principal, saber cuándo es la entrega de premios, reconocer al director general entre cien personas y dedicar más tiempo a lo que de verdad vas a publicar.

Además, un brief compartido evita malentendidos sobre plazos, formatos y usos, que son los puntos que más dudas generan después del evento.

La plantilla

Copia estos apartados en un documento o en un correo y rellena lo que aplique a tu evento. Si algo aún no está cerrado, escríbelo como provisional.

1. Datos básicos

• Nombre del evento:
• Empresa u organizador:
• Fecha o fechas:
• Espacio y dirección:
• Salas o zonas que se usarán:
• Número aproximado de asistentes:
• Tipo de evento (convención, congreso, cena, lanzamiento, feria):
• Código de vestimenta para el equipo de foto:

2. Horario y escaleta

• Hora de llegada del fotógrafo:
• Hora de inicio y de fin de la cobertura:
• Escaleta con horarios (adjuntar):
• Momentos en paralelo (varias salas a la vez):
• Pausas, comidas y cena:
• Hora del atardecer, si hay partes en exterior:

3. Personas clave

• Dirección y portavoces (nombre, cargo y foto):
• Ponentes (nombre, horario y sala):
• Invitados especiales, clientes o autoridades:
• Personas que no deben aparecer en las fotos, si las hay:

4. Momentos imprescindibles

• Apertura o bienvenida:
• Ponencias o anuncios principales:
• Entregas de premios o reconocimientos:
• Foto de grupo (hora, lugar y quién sale):
• Firmas, brindis u otros momentos puntuales:
• Espacio vacío y montado antes de la llegada de invitados (sí o no):
• Retratos rápidos de portavoces (sí o no, a quién):

5. Usos de las fotos

• Comunicación interna:
• LinkedIn y redes sociales:
• Web y blog:
• Nota de prensa y medios:
• Memoria anual o informes:
• Publicidad o materiales impresos:
• Formatos especiales (vertical para stories, panorámico para web):

6. Entregas y plazos

• Selección rápida (sí o no, cuántas fotos y para cuándo):
• Galería completa (plazo):
• Formato de entrega (alta resolución, versión web):
• Organización de la galería (por momentos, por salas, por días):
• Persona que recibe las fotos:

7. Logística y acreditación

• Acreditación o pase (quién lo gestiona y cuándo):
• Acceso y aparcamiento o carga de material:
• Zona para dejar el equipo:
• Comida y descansos del equipo:
• Contacto para el día (nombre y teléfono):
• Contacto del equipo técnico o de la agencia de eventos:

8. Marca y restricciones

• Guía de marca o referencias visuales (adjuntar):
• Estilo de fotos que os gusta (enlaces o ejemplos):
• Productos, logotipos o mensajes que deben verse:
• Zonas o momentos que no se pueden fotografiar:
• Normas del espacio (flash, accesos):
• Consentimiento de imagen de los asistentes (cómo se gestiona):

Cómo rellenarla sin perder tiempo

No hace falta completar todos los campos. Si solo tienes diez minutos, céntrate en cuatro cosas:

1. La escaleta, aunque sea provisional.
2. Las personas clave, con foto y cargo.
3. Los momentos que no se pueden perder.
4. Para qué vas a usar las fotos y cuándo las necesitas.

Con eso, el fotógrafo ya puede preparar la cobertura. El resto se puede resolver en una llamada corta unos días antes.

Errores habituales

• Enviar la escaleta sin horarios: sin horas, es imposible saber qué pasa a la vez.
• Olvidar las salas en paralelo: si hay varias sesiones simultáneas, quizá haga falta más de un fotógrafo.
• No reservar tiempo para la foto de grupo: organizarla sobre la marcha suele llevar más tiempo del previsto y a veces no llega a hacerse.
• Pedir entrega inmediata sin avisar: si necesitas fotos el mismo día, dilo antes, porque cambia la organización de la cobertura.
• No decir que hay que evitar a alguien: si hay personas que no quieren salir en las fotos, el fotógrafo tiene que saberlo antes.

Si además hay vídeo

Si el evento incluye vídeo o creación de contenido, añade un apartado con las piezas que necesitas (vídeo resumen, entrevistas, clips para redes), las personas que se van a entrevistar y los formatos. En Noomadik coordinamos a los fotógrafos y videógrafos del equipo para que trabajen con el mismo brief y no se pisen en los momentos clave.

Después del evento

Guarda el brief. Te servirá como base para la próxima edición y como referencia para comparar resultados de un año a otro. Y si algo faltó en la galería, casi siempre tiene que ver con algo que no estaba en el brief.

Para completar la preparación, mira también qué fotografiar en la convención anual de tu empresa y cuánto cuesta un fotógrafo de eventos corporativos en Barcelona.

Si ya tienes el brief listo, mira nuestra página de fotografía de eventos corporativos en Barcelona o envíanoslo por aquí.