Quants fotògrafs i videògrafs necessita el teu esdeveniment?
Com calcular quants fotògrafs i videògrafs necessites segons assistents, sales en paral·lel, durada i lliuraments, amb una taula orientativa.
Per Juanjo Vega Santa-Cruz · Noomadik
El nombre de fotògrafs no depèn només de quantes persones hi assisteixen, sinó de quantes coses importants passen alhora. Una convenció de 300 persones en una sola sala es pot cobrir amb un fotògraf; un congrés de 200 persones amb tres sales en paral·lel, no.
Aquesta guia explica quins factors convé mirar i ofereix una taula orientativa perquè te’n puguis fer una idea abans de demanar pressupost. No és una regla fixa: cada programa és diferent i l’ideal és revisar-lo amb l’escaleta al davant.
Els quatre factors que decideixen l’equip
1. Assistents
El nombre d’assistents hi influeix, però menys del que sembla. El que canvia amb un públic gran és:
- L’espai que cal recórrer per anar d’un punt a l’altre.
- La quantitat de persones clau que cal fotografiar (ponents, directius, clients, patrocinadors).
- La durada de moments com l’acreditació, el networking o la foto de grup.
Amb molts assistents, un sol fotògraf pot cobrir la plenària, però li costarà ser alhora al networking, als estands i al photocall.
2. Sales en paral·lel
És el factor que pesa més. Una persona no pot ser a dues sales al mateix temps. Si el programa té sessions simultànies, tens dues opcions:
- Un fotògraf per sala activa, si totes les sessions són importants.
- Un fotògraf que va rotant entre sales, fent uns minuts a cadascuna. És més econòmic, però es perden moments i no totes les sessions queden igual de cobertes.
3. Durada
Una jornada de les nou del matí fins al vespre, amb plenària, tallers, dinar i sopar, és molt per a una sola persona. No és només cansament: també hi ha els solapaments, com el sopar que comença mentre algú hauria d’estar editant la selecció del dia. En esdeveniments de diversos dies, pensa l’equip per jornada, no per a tot l’esdeveniment.
4. Lliuraments
El que necessites rebre també defineix l’equip:
- Només galeria editada al cap de pocs dies: l’equip mínim sol ser suficient.
- Selecció durant l’esdeveniment per a xarxes o premsa: cal algú que editi in situ, o temps reservat perquè ho faci el mateix fotògraf.
- Vídeo resum o entrevistes: cal un videògraf.
- Stories i reels en directe: cal un creador de contingut.
Per què la foto i el vídeo els fan persones diferents
És una pregunta habitual: el fotògraf no pot gravar també? Es pot intentar, però el resultat se’n ressent. La foto i el vídeo necessiten posicions diferents (el videògraf busca plans estables i so net; el fotògraf es mou constantment), equip diferent i atenció diferent. Qui intenta fer les dues coses acaba fent-les a mitges.
A Noomadik tenim un equip de fotògrafs, videògrafs i creadors de contingut, i el dimensionem segons l’esdeveniment, amb una única persona de contacte per a tu.
Taula orientativa
Fes-la servir com a punt de partida, no com a regla. El que de debò decideix l’equip és el programa.
| Tipus d’esdeveniment | Equip orientatiu |
|---|---|
| Fins a unes 150 persones, una sola sala, programa lineal | 1 fotògraf |
| El mateix, amb vídeo resum o entrevistes | 1 fotògraf + 1 videògraf |
| Convenció gran en una sala, amb networking o exposició activa | 2 fotògrafs, o 1 fotògraf amb més hores si no hi ha solapaments |
| Congrés amb 2-3 sales en paral·lel | 2-3 fotògrafs (plenària + sales actives) |
| Qualsevol esdeveniment amb selecció durant el dia | Equip base + 1 persona que edita in situ |
| Sopar de gala o lliurament de premis amb photocall | 2 fotògrafs: un al photocall i un altre a la sala |
| Fira o congrés de diversos dies | L’equip de cada jornada segons el seu programa |
| Esdeveniment amb stories i reels en directe | Equip base + 1 creador de contingut |
Exemples de raonament
Kick-off anual en un hotel, una sala
Una plenària al matí, un parell de tallers a la mateixa sala, dinar i foto de grup. Un fotògraf sol ser suficient, perquè tot passa en seqüència. Si voleu un vídeo resum per a comunicació interna, s’hi afegeix un videògraf.
Congrés amb plenària i tres sales de sessions
La plenària d’obertura i de tancament la cobreix una persona. Durant les sessions paral·leles, el més raonable és tenir una persona per sala o, si hi ha sessions menys rellevants, dos fotògrafs que es reparteixin les sales prioritàries. Convé marcar a l’escaleta quines sessions són imprescindibles.
Llançament de producte amb premsa i xarxes en directe
Hi ha photocall, presentació a l’escenari, demostracions i publicació a xarxes durant l’esdeveniment. Un equip raonable seria dos fotògrafs, un creador de contingut per a stories i reels i, si hi ha lliurament exprés, una persona que editi in situ.
Com afinar el nombre abans de demanar pressupost
- Marca a l’escaleta els moments que no poden faltar.
- Assenyala els solapaments: què passa alhora i en quins espais.
- Defineix els lliuraments: què necessites el mateix dia i què pot esperar.
- Indica si hi haurà vídeo o contingut per a xarxes.
- Comparteix un plànol de l’espai, si en tens.
Amb aquesta informació, l’agència et pot proposar l’equip just: ni persones de més ni moments sense cobrir. Si vols entendre com afecta tot això al preu, consulta la nostra guia sobre quant costa un fotògraf d’esdeveniments corporatius a Barcelona. I si necessites publicar durant el dia, et pot interessar com funciona el lliurament exprés de fotos el mateix dia.
Per veure exemples de cobertures amb diverses sales i equips, visita la nostra pàgina de fotografia d’esdeveniments corporatius a Barcelona o envia’ns l’escaleta i et proposarem l’equip i un pressupost tancat.
