Headshots per a LinkedIn al teu esdeveniment o congrés a Barcelona: set de retrats in situ

Fer headshots per a LinkedIn al mateix esdeveniment és de les activitats que més agraeixen els assistents a una trobada professional. Gairebé tothom necessita una bona foto de perfil i gairebé ningú no troba el moment de fer-se-la. Si l’ofereixes al teu congrés, fira o trobada de clients, s’enduen una cosa útil que faran servir durant anys, i el teu esdeveniment guanya una raó més per assistir-hi.

Aquesta guia explica com funciona, què necessites i com organitzar-ho perquè no es formi una cua interminable.

Què és un set de retrats in situ

És un petit set fotogràfic muntat dins de l’esdeveniment: un fons neutre o de color corporatiu, il·luminació professional i un fotògraf que fa retrats tipus headshot als assistents que s’hi acosten. En pocs minuts, cada persona té la seva foto feta i, després, la rep editada i a punt per a LinkedIn.

A diferència d’un photocall, aquí la protagonista és la persona, no la marca del fons. És un retrat corporatiu cuidat, fet al mateix esdeveniment, amb la mateixa llum i el mateix enquadrament que tindria en una sessió a l’oficina.

Per què el valoren els assistents

• És útil de debò. Una foto de perfil professional és una cosa que la majoria té pendent.
• És ràpid. Cinc minuts entre dues ponències, sense desplaçar-se ni demanar cita.
• Té valor més enllà de l’esdeveniment. La foto continuarà al seu perfil molt després de l’última sessió.
• Genera conversa. La cua es converteix en un punt de networking més.

I per a l’organització té un efecte afegit: quan els assistents publiquen la seva nova foto, és fàcil que esmentin on se l’han feta.

Espai i ubicació

Quant d’espai cal

Uns 3 × 4 metres per al fons i la il·luminació, més un espai perquè la gent esperi sense bloquejar el pas. Necessitem un endoll a prop i, si és possible, una tauleta per deixar-hi bosses o acreditacions.

On col·locar el set

• A prop del networking, la zona de cafè o l’exposició: és on la gent té temps lliure.
• Visible però no al mig d’un passadís estret, perquè la cua no molesti.
• Lluny de l’escenari principal, perquè la llum dels flaixos no distregui ponents ni públic.

Retrats per hora i organització de la cua

Quants retrats per hora

Amb 3-5 minuts per persona, que inclouen col·locar-se, diverses fotos i triar expressió, es poden fer entre 12 i 20 retrats per hora de manera còmoda. El ritme real depèn dels pics: a les pauses s’acumula gent i durant les ponències el set queda tranquil.

Cita prèvia o per ordre d’arribada

• Per ordre d’arribada: més espontani i senzill. Funciona bé en esdeveniments mitjans.
• Amb franges reservades: a través de l’app de l’esdeveniment, un formulari o un QR a l’acreditació. Recomanable si esperes molta demanda o el públic és molt sènior i no vol fer cua.
• Mixt: algunes franges reservades i forats lliures per a qui passi.

En qualsevol cas, una persona de suport al set ajuda molt: recull noms i correus, explica com es lliuren les fotos i organitza la cua.

Recollir les dades de cada persona

Per lliurar cada foto al seu propietari cal saber de qui és. El més pràctic és escanejar l’acreditació o apuntar nom i correu abans de cada retrat. Recorda informar els assistents de per a què es fan servir aquestes dades i de la política de privacitat de l’esdeveniment.

Lliurament de les fotos

Hi ha diverses opcions i convé decidir-ho en preparar la proposta:

• Enviament posterior: cada assistent rep la seva foto editada per correu els dies següents.
• Lliurament durant l’esdeveniment: si es planifica edició in situ, se’n pot enviar una primera versió el mateix dia, quan l’assistent encara està pensant en l’esdeveniment.
• Galeria privada: totes les fotos en un enllaç, organitzades per nom, perquè l’organització les distribueixi.

Sigui quin sigui el sistema, l’ideal és lliurar un retall quadrat a punt per a LinkedIn i una altra versió en alta resolució.

Marca de patrocinador

Els headshots per a LinkedIn són un bon actiu de patrocini. Algunes maneres d’integrar-hi una marca sense espatllar la foto:

• Senyalística al costat del set: «Retrats professionals, cortesia de…».
• Marca al correu de lliurament o a la galeria on es descarreguen les fotos.
• Un element discret a l’espai, com la taula d’espera o la moqueta.

El que no recomanem és posar el logotip al fons del retrat: si la foto serà la de perfil de l’assistent, ningú no voldrà portar una marca aliena darrere el cap.

Com encaixa amb la resta de la cobertura

El set de retrats no substitueix la fotografia de l’esdeveniment. El més habitual és que un fotògraf es quedi al set i un altre cobreixi ponències, networking i ambient, coordinats per la mateixa agència. Així els assistents tenen el seu retrat i l’organització té la galeria completa. Si et preguntes com es calcula el pressupost d’una cobertura així, ho expliquem a quant costa un fotògraf d’esdeveniments corporatius a Barcelona.

I si el teu esdeveniment és una fira gran com el MWC, el set pot anar al mateix estand: repassem com organitzar aquest tipus de cobertura a la nostra guia per al MWC Barcelona.

Per acabar

Un set de retrats in situ és senzill de muntar, ocupa poc espai i deixa als assistents un record útil del teu esdeveniment. Si vols incloure headshots per a LinkedIn al teu proper congrés o trobada, mira les nostres pàgines de retrat corporatiu i de fotografia de congressos a Barcelona, o demana’ns pressupost.