Headshots para LinkedIn en tu evento o congreso en Barcelona: set de retratos in situ

Hacer headshots para LinkedIn en el propio evento es de las actividades que más agradecen los asistentes a un encuentro profesional. Casi todo el mundo necesita una buena foto de perfil y casi nadie encuentra el momento de hacérsela. Si se la ofreces en tu congreso, feria o encuentro de clientes, se llevan algo útil que van a usar durante años, y tu evento gana una razón más para acudir.

Esta guía explica cómo funciona, qué necesitas y cómo organizarlo para que no se forme una cola interminable.

Qué es un set de retratos in situ

Es un pequeño set fotográfico montado dentro del evento: un fondo neutro o de color corporativo, iluminación profesional y un fotógrafo que hace retratos tipo headshot a los asistentes que se acercan. En unos minutos, cada persona tiene su foto hecha y, después, la recibe editada y lista para LinkedIn.

A diferencia de un photocall, aquí la protagonista es la persona, no la marca del fondo. Es un retrato corporativo cuidado, hecho en el propio evento, con la misma luz y el mismo encuadre que tendría en una sesión en la oficina.

Por qué lo valoran los asistentes

• Es útil de verdad. Una foto de perfil profesional es algo que la mayoría tiene pendiente.
• Es rápido. Cinco minutos entre dos ponencias, sin desplazarse ni pedir cita.
• Tiene valor más allá del evento. La foto seguirá en su perfil mucho después de la última sesión.
• Genera conversación. La cola se convierte en un punto de networking más.

Y para la organización tiene un efecto añadido: cuando los asistentes publican su nueva foto, es fácil que mencionen dónde se la hicieron.

Espacio y ubicación

Cuánto sitio hace falta

Unos 3 × 4 metros para el fondo y la iluminación, más un espacio para que la gente espere sin bloquear el paso. Necesitamos un enchufe cerca y, si es posible, una mesa pequeña para dejar bolsos o acreditaciones.

Dónde colocar el set

• Cerca del networking, la zona de café o la exposición: es donde la gente tiene tiempo libre.
• Visible pero no en medio de un pasillo estrecho, para que la cola no moleste.
• Lejos del escenario principal, para que la luz de los flashes no distraiga a ponentes ni público.

Retratos por hora y organización de la cola

Cuántos retratos por hora

Con 3-5 minutos por persona, que incluyen colocarse, varias fotos y elegir expresión, se pueden hacer entre 12 y 20 retratos por hora de forma cómoda. El ritmo real depende de los picos: en las pausas se acumula gente y durante las ponencias el set se queda tranquilo.

Cita previa o por orden de llegada

• Por orden de llegada: más espontáneo y sencillo. Funciona bien en eventos medianos.
• Con franjas reservadas: a través de la app del evento, un formulario o un QR en la acreditación. Recomendable si esperas mucha demanda o el público es muy senior y no quiere hacer cola.
• Mixto: algunas franjas reservadas y huecos libres para quien pase.

En cualquier caso, una persona de apoyo en el set ayuda mucho: recoge nombres y correos, explica cómo se entregan las fotos y organiza la cola.

Recoger los datos de cada persona

Para entregar cada foto a su dueño hace falta saber de quién es. Lo más práctico es escanear la acreditación o apuntar nombre y correo antes de cada retrato. Recuerda informar a los asistentes de para qué se usan esos datos y de la política de privacidad del evento.

Entrega de las fotos

Hay varias opciones y conviene decidirlo al preparar la propuesta:

• Envío posterior: cada asistente recibe su foto editada por correo en los días siguientes.
• Entrega durante el evento: si se planifica edición in situ, se puede enviar una primera versión el mismo día, cuando el asistente todavía está pensando en el evento.
• Galería privada: todas las fotos en un enlace, organizadas por nombre, para que la organización las distribuya.

Sea cual sea el sistema, lo ideal es entregar un recorte cuadrado listo para LinkedIn y otra versión en alta resolución.

Marca de patrocinador

Los headshots para LinkedIn son un buen activo de patrocinio. Algunas formas de integrar una marca sin estropear la foto:

• Señalética junto al set: «Retratos profesionales, cortesía de…».
• Marca en el correo de entrega o en la galería donde se descargan las fotos.
• Un elemento discreto en el espacio, como la mesa de espera o la moqueta.

Lo que no recomendamos es poner el logotipo en el fondo del retrato: si la foto va a ser la de perfil del asistente, nadie querrá llevar una marca ajena detrás de la cabeza.

Cómo encaja con el resto de la cobertura

El set de retratos no sustituye a la fotografía del evento. Lo habitual es que un fotógrafo se quede en el set y otro cubra ponencias, networking y ambiente, coordinados por la misma agencia. Así los asistentes tienen su retrato y la organización tiene su galería completa. Si te preguntas cómo se calcula el presupuesto de una cobertura así, lo explicamos en cuánto cuesta un fotógrafo de eventos corporativos en Barcelona.

Y si tu evento es una feria grande como el MWC, el set puede ir en el propio stand: repasamos cómo organizar ese tipo de cobertura en nuestra guía para el MWC Barcelona.

Para terminar

Un set de retratos in situ es sencillo de montar, ocupa poco espacio y deja a los asistentes un recuerdo útil de tu evento. Si quieres incluir headshots para LinkedIn en tu próximo congreso o encuentro, mira nuestras páginas de retrato corporativo y de fotografía de congresos en Barcelona, o pídenos presupuesto.