Com contractar foto i vídeo a Barcelona des d'una empresa estrangera

Contractar fotògraf o videògraf a Barcelona des d’un altre país és més senzill del que sembla, sempre que algunes qüestions pràctiques quedin clares des del principi: la moneda, com es tracta l’IVA, com es paga i quina informació necessita l’agència. Barcelona acull molts congressos, fires, incentius i reunions d’empresa internacionals, i els equips que els organitzen sovint són fora d’Espanya.

Aquesta guia explica com funciona el procés quan una empresa estrangera contracta foto i vídeo a Barcelona, perquè tinguis un pressupost clar i no hi hagi sorpreses amb la factura.

Una nota sobre impostos: el que segueix és informació general, no assessorament fiscal. Les regles de l’IVA depenen de la situació de cada empresa, així que confirma els detalls amb el teu assessor o el teu departament financer.

Pressupost en euros

Els nostres pressupostos són en euros (EUR) i indiquen amb claredat què inclouen: hores de cobertura, nombre de fotògrafs i videògrafs, edició, terminis de lliurament, formats i llicència d’ús. Com a referència, una jornada de fotografia d’esdeveniment corporatiu a Barcelona parteix de 900 € + IVA, amb la galeria editada inclosa.

Si el vostre departament financer necessita l’import en una altra moneda per aprovar-lo, feu servir el tipus de canvi del dia. La factura s’emet en euros.

IVA: empreses de la UE, de fora de la UE i inversió del subjecte passiu

Sol ser la pregunta que més temps porta internament, així que aquí hi ha el panorama general.

Empreses a Espanya

La factura inclou l’IVA espanyol de la manera habitual.

Empreses d’un altre país de la UE

Si l’empresa està establerta en un altre estat membre i té un número d’IVA intracomunitari vàlid, la regla general per a serveis entre empreses és que l’IVA es declara al país del client. A la pràctica, la factura s’acostuma a emetre sense IVA espanyol, amb una menció a la inversió del subjecte passiu (reverse charge), i l’empresa client el declara al seu propi país.

Per fer-ho necessitem el número d’IVA tal com està registrat. El comprovem al sistema VIES de la UE abans d’emetre la factura. Si el número no hi apareix com a vàlid, és possible que s’hagi d’aplicar IVA espanyol.

Empreses de fora de la UE

Per a empreses establertes fora de la UE (per exemple, al Regne Unit, Suïssa, els Estats Units o Àsia), el tractament de l’IVA depèn del tipus de servei i d’on s’utilitza. Ho confirmem al pressupost per al vostre cas concret, i el vostre assessor fiscal ho hauria de validar per part vostra.

Quan contracta una agència en nom vostre

Si qui contracta és una agència d’esdeveniments, una agència de comunicació o una filial local, acordeu aviat a quina societat es factura. El tractament de l’IVA depèn d’aquesta societat, no de la marca que organitza l’esdeveniment.

Pagament per transferència

El pagament es fa per transferència bancària en euros. Les condicions de pagament s’indiquen al pressupost.

Alguns consells pràctics:

• Dins de la UE, una transferència SEPA en euros és el més senzill.
• Des de fora de la UE, assegura’t que la transferència s’envia en euros i que les comissions bancàries van a càrrec vostre, perquè la factura quedi pagada completa.
• Si la teva empresa treballa amb ordres de compra (PO), envia’ns el número abans de l’esdeveniment perquè aparegui a la factura. Una factura sense la PO correcta és un motiu freqüent de retard en el pagament.
• Si heu de donar-nos d’alta com a proveïdor al vostre sistema, digues-nos-ho aviat. De vegades l’alta triga més que la mateixa contractació.

Quina informació enviar-nos

Per preparar un pressupost tancat i una factura correcta necessitem dos tipus de dades.

Sobre l’esdeveniment

1. Data, horaris i lloc (per exemple, Fira de Barcelona, CCIB, un hotel o les vostres oficines).
2. Programa o escaleta, encara que sigui provisional.
3. Nombre aproximat d’assistents i si hi ha sales en paral·lel.
4. Què necessiteu: fotografia, vídeo, contingut per a xarxes, retrats.
5. Per a què són les imatges: web, LinkedIn, premsa, comunicació interna, publicitat.
6. Terminis de lliurament: si necessiteu una selecció el mateix dia.
7. Acreditacions o requisits d’accés, sobretot en fires i congressos.

Sobre la vostra empresa

1. Raó social i domicili fiscal.
2. Número d’IVA o identificació fiscal.
3. Número d’ordre de compra, si en feu servir.
4. Contacte de facturació i contacte per al dia de l’esdeveniment, amb mòbil.

Amb això, normalment us podem enviar un pressupost tancat en 24-48 hores.

Fusos horaris i comunicació

Barcelona és a l’hora central europea (CET, UTC+1) i a l’estiu a l’hora d’estiu de l’Europa central (CEST, UTC+2). A la pràctica:

• Amb equips al Regne Unit, Irlanda i Portugal, la diferència és d’una hora.
• Amb equips a Amèrica, els matins de Barcelona coincideixen amb l’inici de la jornada a la costa est dels Estats Units.
• Amb equips a Àsia, la millor franja sol ser el matí de Barcelona.

Treballem sobretot per correu electrònic, més una videotrucada de briefing uns dies abans de l’esdeveniment. No cal viatjar per fer una visita prèvia: amb l’escaleta, un plànol de l’espai i la llista de persones clau, preparem la cobertura a distància.

Equip que treballa en anglès

En un esdeveniment internacional, l’equip ha de parlar amb la vostra gent, amb els ponents i amb l’agència d’esdeveniments sense friccions. Per a aquests projectes assignem fotògrafs i videògrafs que treballen amb soltesa en anglès. Això inclou el briefing, la coordinació a l’esdeveniment i detalls pràctics com noms d’arxiu i peus de foto en anglès si els necessiteu per a premsa.

Noomadik és una agència amb un equip de fotògrafs, videògrafs i creadors de contingut a Barcelona, des del 2010. Això ens permet muntar l’equip adequat per a cada esdeveniment, des d’un fotògraf en un sopar de clients fins a diverses persones en sales paral·leles, amb una única persona de contacte per a vosaltres.

Lliurament

Tot es lliura per un enllaç privat en línia, ordenat per moments de l’esdeveniment (arribada, plenària, sessions, networking, nit). No cal enviar res físic i el vostre equip hi pot accedir des de qualsevol país.

• Galeria completa: normalment en 5-7 dies laborables.
• Selecció el mateix dia: si voleu publicar a LinkedIn o enviar fotos a premsa durant l’esdeveniment, es planifica per endavant.
• Formats: alta resolució per a impremta i versió optimitzada per a web i xarxes.

En resum

• Demana el pressupost en euros i amb tot inclòs.
• Envia raó social, domicili i número d’IVA abans que s’emeti la factura.
• Acordeu a quina societat es factura si contracta una agència.
• Paga per transferència en euros i inclou el número de PO si en feu servir.
• Confirma el tractament de l’IVA amb el teu assessor fiscal.

Per saber-ne més sobre pressupostos, consulta la nostra guia sobre quant costa un fotògraf d’esdeveniments corporatius a Barcelona. Si el vostre esdeveniment coincideix amb una gran fira, a la guia per contractar fotògraf al MWC expliquem acreditacions i lliuraments diaris.

Per veure la nostra feina, visita la pàgina de fotografia d’esdeveniments corporatius a Barcelona o envia’ns les dades de l’esdeveniment i et respondrem amb un pressupost tancat en euros.