Cómo contratar foto y vídeo en Barcelona desde una empresa extranjera

Contratar fotógrafo o videógrafo en Barcelona desde otro país es más sencillo de lo que parece, siempre que algunas cuestiones prácticas queden claras desde el principio: la moneda, cómo se trata el IVA, cómo se paga y qué información necesita la agencia. Barcelona acoge muchos congresos, ferias, incentivos y reuniones de empresa internacionales, y los equipos que los organizan a menudo están fuera de España.

Esta guía explica cómo funciona el proceso cuando una empresa extranjera contrata foto y vídeo en Barcelona, para que tengas un presupuesto claro y no haya sorpresas con la factura.

Una nota sobre impuestos: lo que sigue es información general, no asesoramiento fiscal. Las reglas del IVA dependen de la situación de cada empresa, así que confirma los detalles con tu asesor o tu departamento financiero.

Presupuesto en euros

Nuestros presupuestos van en euros (EUR) e indican con claridad qué incluyen: horas de cobertura, número de fotógrafos y videógrafos, edición, plazos de entrega, formatos y licencia de uso. Como referencia, una jornada de fotografía de evento corporativo en Barcelona parte de 900 € + IVA, con la galería editada incluida.

Si vuestro departamento financiero necesita el importe en otra moneda para aprobarlo, usad el tipo de cambio del día. La factura se emite en euros.

IVA: empresas de la UE, de fuera de la UE e inversión del sujeto pasivo

Suele ser la pregunta que más tiempo lleva internamente, así que aquí va el panorama general.

Empresas en España

La factura incluye el IVA español de la forma habitual.

Empresas de otro país de la UE

Si la empresa está establecida en otro Estado miembro y tiene un número de IVA intracomunitario válido, la regla general para servicios entre empresas es que el IVA se declara en el país del cliente. En la práctica, la factura suele emitirse sin IVA español, con una mención a la inversión del sujeto pasivo (reverse charge), y la empresa cliente lo declara en su propio país.

Para ello necesitamos el número de IVA tal como está registrado. Lo comprobamos en el sistema VIES de la UE antes de emitir la factura. Si el número no aparece como válido, es posible que haya que aplicar IVA español.

Empresas de fuera de la UE

Para empresas establecidas fuera de la UE (por ejemplo, en Reino Unido, Suiza, Estados Unidos o Asia), el tratamiento del IVA depende del tipo de servicio y de dónde se utiliza. Lo confirmamos en el presupuesto para vuestro caso concreto, y vuestro asesor fiscal debería validarlo por vuestra parte.

Cuando contrata una agencia en vuestro nombre

Si quien contrata es una agencia de eventos, una agencia de comunicación o una filial local, acordad pronto a qué sociedad se factura. El tratamiento del IVA depende de esa sociedad, no de la marca que organiza el evento.

Pago por transferencia

El pago se hace por transferencia bancaria en euros. Las condiciones de pago se indican en el presupuesto.

Algunos consejos prácticos:

• Dentro de la UE, una transferencia SEPA en euros es lo más sencillo.
• Desde fuera de la UE, asegúrate de que la transferencia se envía en euros y de que las comisiones bancarias corren de vuestra parte, para que la factura quede pagada completa.
• Si tu empresa trabaja con órdenes de compra (PO), envíanos el número antes del evento para que aparezca en la factura. Una factura sin la PO correcta es un motivo frecuente de retraso en el pago.
• Si necesitáis darnos de alta como proveedor en vuestro sistema, dínoslo pronto. A veces el alta tarda más que la propia contratación.

Qué información enviarnos

Para preparar un presupuesto cerrado y una factura correcta necesitamos dos tipos de datos.

Sobre el evento

1. Fecha, horarios y lugar (por ejemplo, Fira de Barcelona, CCIB, un hotel o vuestras oficinas).
2. Programa o escaleta, aunque sea provisional.
3. Número aproximado de asistentes y si hay salas en paralelo.
4. Qué necesitáis: fotografía, vídeo, contenido para redes, retratos.
5. Para qué son las imágenes: web, LinkedIn, prensa, comunicación interna, publicidad.
6. Plazos de entrega: si necesitáis una selección el mismo día.
7. Acreditaciones o requisitos de acceso, sobre todo en ferias y congresos.

Sobre vuestra empresa

1. Razón social y domicilio fiscal.
2. Número de IVA o identificación fiscal.
3. Número de orden de compra, si lo usáis.
4. Contacto de facturación y contacto para el día del evento, con móvil.

Con eso, normalmente podemos enviaros un presupuesto cerrado en 24-48 horas.

Husos horarios y comunicación

Barcelona está en la hora central europea (CET, UTC+1) y en verano en la hora de verano de Europa central (CEST, UTC+2). En la práctica:

• Con equipos en Reino Unido, Irlanda y Portugal, la diferencia es de una hora.
• Con equipos en América, las mañanas de Barcelona coinciden con el inicio de la jornada en la costa este de Estados Unidos.
• Con equipos en Asia, la mejor franja suele ser la mañana de Barcelona.

Trabajamos sobre todo por correo electrónico, más una videollamada de briefing unos días antes del evento. No hace falta viajar para una visita previa: con la escaleta, un plano del espacio y la lista de personas clave, preparamos la cobertura a distancia.

Equipo que trabaja en inglés

En un evento internacional, el equipo tiene que hablar con vuestra gente, con los ponentes y con la agencia de eventos sin fricciones. Para estos proyectos asignamos fotógrafos y videógrafos que trabajan con soltura en inglés. Eso incluye el briefing, la coordinación en el evento y detalles prácticos como nombres de archivo y pies de foto en inglés si los necesitáis para prensa.

Noomadik es una agencia con un equipo de fotógrafos, videógrafos y creadores de contenido en Barcelona, desde 2010. Eso nos permite montar el equipo adecuado para cada evento, desde un fotógrafo en una cena de clientes hasta varias personas en salas paralelas, con una única persona de contacto para vosotros.

Entrega

Todo se entrega por un enlace privado en línea, ordenado por momentos del evento (llegada, plenaria, sesiones, networking, noche). No hay que enviar nada físico y vuestro equipo puede acceder desde cualquier país.

• Galería completa: normalmente en 5-7 días laborables.
• Selección el mismo día: si queréis publicar en LinkedIn o enviar fotos a prensa durante el evento, se planifica de antemano.
• Formatos: alta resolución para imprenta y versión optimizada para web y redes.

En resumen

• Pide el presupuesto en euros y con todo incluido.
• Envía razón social, domicilio y número de IVA antes de que se emita la factura.
• Acordad a qué sociedad se factura si contrata una agencia.
• Paga por transferencia en euros e incluye el número de PO si lo usáis.
• Confirma el tratamiento del IVA con tu asesor fiscal.

Para saber más sobre presupuestos, consulta nuestra guía sobre cuánto cuesta un fotógrafo de eventos corporativos en Barcelona. Si vuestro evento coincide con una gran feria, en la guía para contratar fotógrafo en el MWC explicamos acreditaciones y entregas diarias.

Para ver nuestro trabajo, visita la página de fotografía de eventos corporativos en Barcelona o envíanos los datos del evento y te respondemos con un presupuesto cerrado en euros.